Reuniones de éxito
En todos los trabajos llega un momento en el que se produce una puesta en común de las actividades realizadas o del plan a seguir o del planteamiento de nuevos objetivos, por ejemplo. Normalmente, la palabra «reunión» lleva asociada connotaciones negativas relacionadas con el aburrimiento, el hastío, la pérdida de tiempo y se percibe como una tarea poco efectiva y eficaz ya que sólo se exponen divagaciones y llegar a conclusiones claras y concisas resulta harto difícil con frecuencia. De hecho, la cancelación de reuniones suele generar sentimientos de alivio y alegría puesto que liberan a la persona en cierto sentido.
Para no llegar a estos extremos, lo más sensato es seguir ciertas pautas que se han mostrado bastante certeras para que una reunión de trabajo cumpla el fin para la que ha sido convocada.
En primer lugar, es importante que el horario de la reunión sea conocido por todos los participantes con cierta antelación para organizarse y llegar puntuales. Se recomienda realizar un pre-análisis para concretar los puntos que se van a tratar en la reunión.
Se designará un responsable para registrar por escrito lo que se está tratando y otra persona será quien guíe la reunión para evitar que los temas se enquisten y/o se alarguen más de lo necesario.
Utilizaremos los primeros minutos para abordar los puntos principales y centrar el desarrollo de la reunión. Habremos de procurar ceñirnos a la orden del día y no eternizarnos en asuntos poco cruciales. Reservaremos los temas principales para los momentos intermedios.
Habrá que ser respetuoso y no acaparar el uso de la palabra permitiendo que participe todo aquel que lo precise. La clave de una buena reunión es que la comunicación fluya en todas las direcciones asegurando la participación de la mayoría de los asistentes.
A l finalizar la reunión, siempre resulta útil recapitular y definir brevemente todo lo que se ha concretado. También será la ocasión adecuada para exponer dudas, comentarios, etc. Una vez dad por terminada, todo el mundo debe haber salido con una idea clara de para qué se ha convocado la reunión, qué se ha tratado.
Llevar a cabo reuniones eficaces es cuestión de trabajárselo, como cualquier otra habilidad. Por tanto, siempre se pueden mejorar los errores que se cometan con la práctica. Hay que buscar que el persona lse involucre en este tipo de actividades de modo que se consiga el mayor rendimiento.
Resumiendo, habrá que prestar atención a cuatros aspectos fundamentales de toda reunión: la planificación, la organización, su manejo y el seguimiento. Cuidar cada parte asegurará el éxito de la reunión.
Sobre todo, procura evitar que la reunión se convierta en una conferencia o monólogo porque, probablemente, provocará que los asistentes desconecten mentalmente y no se impliquen proactivamente. Además, no nos olvidemos de aplicar el sentido común una vez vez más y de dejar siempre una puerta abierta al sentido del humor. Distender el ambiente y relajar e nivel de tensión y concentración en un momento dado siempre será un buen recurso para retomar la reunión con otra perspectiva.